电子邮件是每家企业的日常依赖，但有一个大多数人都没意识到的真相：海量邮件根本进不了收件箱。研究表明，17% 的邮件未能送达收件人，而大多数发件人根本不知道原因。当邮件发送失败时，沟通就会受阻。销售线索会变冷。客户会错过重要更新。信任度也会迅速下降。
这就是邮件发送问题背后的真正症结。失败的邮件会影响销售和客户关系。更糟糕的是，许多公司直到问题变得严重时才会察觉。好在大多数邮件送达问题都有明确的解释。更好的是，它们都有简单的解决方法。
本指南将解释邮件送达失败的主要原因，并提供实用的解决步骤。您将了解如何避免由技术错误、认证问题和信誉问题导致的失败。请继续阅读以了解更多。
什么是邮件送达率？
邮件送达率是指您将邮件成功投递到收件箱（而非垃圾邮件文件夹、推广标签页，更非被退信）的能力。您可以把它看作您的邮件实际触达真实用户的“成功率”。
送达率取决于三大因素：
- 您的技术设置（SMTP、DNS、服务器）
- 您的邮件内容（主题、格式、措辞）
- 您的发件人信誉（退信、垃圾邮件投诉、互动率）
收件箱服务商比以往任何时候都更加严格。一些报告显示，今年全球的收件箱送达率已降至约 83.1%，这意味着每六封邮件中就有一封不知所踪。这就是为什么提升送达率不再是可选项，而是每位营销人员、企业主和技术团队的必修课。
为什么您的邮件会发送失败？（主要原因详解）
大多数发送失败可以归为四大类：SMTP错误、退信、垃圾邮件过滤和黑名单。让我们用简单易懂的方式来逐一拆解。
1 SMTP 错误：使邮件瞬间停滞的技术障碍
SMTP 是您的服务器用来发送邮件的系统。如果它出了问题，邮件根本无法离开您的服务器。
常见的 SMTP 错误包括：
- 连接超时
- 错误的端口或加密设置
- 用户名或密码错误
- 认证失败
- “550 邮件被拒绝”或“554 事务失败”
SMTP 问题通常会在邮件发送瞬间失败时显现。您可能会看到一个提示消息无法送达的警报。有时系统会反复尝试，但每次都失败。
2 退信：硬退信与软退信
退信是导致邮件送达失败的一个重要原因。它们分为两种类型：
硬退信： 当邮件永远无法送达时发生。常见的邮件退信原因包括：
- 无效或拼写错误的电子邮件地址
- 域名不存在
- 邮箱永久关闭
硬退信意味着该地址应立即被移除。
软退信： 这些是暂时性问题，例如：
- 邮箱已满
- 服务器离线
- 邮件过大
- 临时速率限制
软退信可能会自行恢复，但过多的软退信仍会损害您的信誉。
最近的数据显示，即使是 2% 的退信率 也会对送达率产生负面影响。因此，邮件列表的健康状况比大多数团队意识到的更为重要。
3 垃圾邮件过滤器：悄然拦截您邮件的守门人
垃圾邮件过滤器会审视从您的内容到域名信誉的一切。如果任何地方看起来可疑，您的邮件就会被拦截。
邮件可能因以下原因被标记：
- 发件人信誉差
- 缺少认证（无 SPF、DKIM、DMARC）
- 触发垃圾邮件过滤的词，如“免费”、“紧急”、“立即行动”
- 互动率低
- 异常的发送模式
垃圾邮件过滤器每年都在变得更加严格。一些电子邮件安全公司报告称，大约 45.6% 的邮件流量是垃圾邮件，因此收件箱服务商在不断收紧规则。只要您的邮件看起来有丝毫风险，它就无法送达。
4 黑名单：当 ISP 亮起红灯时
如果您的域名或 IP 出现在如 Spamhaus 或 Barracuda 这样的黑名单服务上，您的邮件可能会被立即拒绝。
发生黑名单的原因包括：
- 过多用户将您的邮件标记为垃圾邮件
- 您的服务器发送可疑流量
- 您的 IP 地址曾被他人滥用
- 您使用的共享服务器上有“坏邻居”
一旦被列入黑名单，除非您解决了根本原因，否则邮件送达几乎不可能。
提升邮件送达率的 5 大最有效策略
这五个步骤可以解决大多数邮件送达问题。它们简单、实用，并且适用于您使用的任何邮件平台。
1 首先解决 SMTP 和服务器问题
从这里开始。如果您的服务器无法正常发送邮件，其他一切都无从谈起。
以下是需要检查的事项：
- 验证 SMTP 凭据（邮箱、用户名、密码）
- 确认正确的端口号（通常为 587 或 465，配合 TLS/SSL）
- 确保加密设置符合服务器要求
- 使用 Telnet 或 MXToolbox 等工具测试连接
设置中一个错误的字符就可能让一切停摆。切勿忽视这一点。同时，关注服务器的发送限制。许多主机服务商对每日发送量设限。一旦达到限制，即使其他设置都正确，您的邮件也会发送失败。
2 认证您的域名以建立信任
认证会告诉收件箱服务商，邮件确实来自您本人。
您需要设置三条记录：
- SPF
- DKIM
- DMARC
没有这些记录，您的邮件就会显得可疑。事实上，主要的收件箱服务商现在要求批量发件人必须进行适当认证。正确设置认证的公司几乎能立即看到送达率的提升。您可以使用 Google Admin Toolbox 或任何 DNS 检查工具来验证您的记录。
认证有助于：
- 防止欺诈冒用
- 提高信任度
- 减少垃圾邮件标记
- 提升收件箱送达率
这应该是您处理邮件发送问题时首先要解决的事情之一。
3 定期清理您的邮件列表
您的列表质量对发件人信誉影响巨大。高退信率会向收件箱服务商发出信号，表明存在问题。
几个简单的习惯就能带来巨大改变：
- 立即移除硬退信地址
- 识别不活跃的订阅者
- 使用双重确认订阅
- 避免购买邮件列表（这会毁掉送达率）
干净的列表 = 更好的收件箱送达率。每月清理列表的营销人员通常会看到互动率的提升，这有助于长期修复邮件送达问题。
4 像专业人士一样监控您的发件人信誉
您的信誉是您在邮件领域的“信用评分”。即使一次糟糕的营销活动也可能在数月内损害您的信誉。如果信誉下降，您的邮件送达率也会随之下降。
您应该：
- 定期检查黑名单（如 Spamhaus, Barracuda）
- 将退信率维持在 2% 以下
- 将垃圾邮件投诉率保持在 0.1% 以下
- 避免发送量突然激增
- 保持稳定的互动率
研究表明，发件人信誉是影响送达率的三大因素之一。因此，保持良好记录至关重要。
5 优化邮件内容与互动
您的内容比想象中更重要。
为避免进入垃圾箱：
- 避免过度使用“免费”、“赢取”、“紧急”、“立即行动”等词语
- 不要使用过多图片
- 保持主题行清晰、诚实
- 个性化您的邮件
- 对列表进行细分以提高相关性
收件箱服务商希望看到良好的互动。高的打开率和点击率告诉它们您的邮件是受欢迎的。低互动率则相反，这会加剧邮件送达问题。仅细分邮件列表这一项，就能将互动率提升高达 30%，使其成为改善送达率的最简单方法之一。
避免这些常见的邮件发送错误
即使是经验丰富的团队在发送邮件时也会犯错。有时，正是这些小错误导致了严重的邮件送达问题。好消息是，一旦您知道问题所在，大多数都易于避免。
1. 忽略退信报告： 退信报告指出了真正的问题。忽视硬退信或软退信会损害您的信誉，并导致更多送达失败。
2. 使用信誉不良的共享 IP： 如果您共享 IP 上的其他发件人触发了垃圾邮件过滤器，您也会受到牵连。这可能导致被快速列入黑名单。
3. 发送量突然且不稳定： 发送量的大幅激增在收件箱服务商看来很可疑，它们可能会减缓或拦截您的邮件。
4. 不清理邮件列表： 陈旧或无效的邮件地址会增加退信率并降低互动率，两者都会损害您的发件人信誉。
5. 跳过SPF、DKIM 和 DMARC设置： 缺少认证是邮件发送失败的最大原因之一。这些记录能帮助收件箱信任您的邮件。
6. 不检查黑名单： 如果您的域名或 IP 出现在 Spamhaus 或 Barracuda 上，您的邮件可能会立即停止发送。许多发件人忘记检查。
7. 使用过时的 SMTP 设置： 错误的端口、旧的凭据或过时的服务器都会立即阻止发送。
避免这些错误可以保持您的邮件健康、域名信誉强大，并维持稳定的送达率。当您处理好这些基础事项后，您的邮件就能触达更多人、表现更好，并远离垃圾箱。
最后总结
大多数邮件发送问题源于三个领域的简单原因：技术设置、认证和信誉。一旦您理解了这些领域，就能在几分钟内解决大部分故障。首先检查您的 SMTP 设置，然后验证您的域名、清理邮件列表并监控信誉。
这些步骤将帮助您改善邮件送达率、更自信地发送邮件并避免未来的失败。想更清晰地了解邮件为何失败？Aurora SendCloud 能帮助您分析送达问题、检查认证状态并提升信誉。立即提升您的邮件表现吧。
