郵件發送失敗？終極解決方案在此！

電子郵件是每家企業的日常依賴，但有一個大多數人都沒意識到的真相：海量郵件根本進不了收件箱。研究表明，17% 的郵件未能送達收件人，而大多數寄件人根本不知道原因。當郵件發送失敗時，溝通就會受阻。銷售線索會變冷。客戶會錯過重要更新。信任度也會迅速下降。

這就是郵件發送問題背後的真正癥結。失敗的郵件會影響銷售和客戶關係。更糟糕的是，許多公司直到問題變得嚴重時才會察覺。好在大多數郵件送達問題都有明確的解釋。更好的是，它們都有簡單的解決方法。

本指南將解釋郵件送達失敗的主要原因，並提供實用的解決步驟。您將瞭解如何避免由技術錯誤、認證問題和信譽問題導致的失敗。請繼續閱讀以瞭解更多。

什麼是郵件送達率？

郵件送達率是指您將郵件成功投遞到收件箱（而非垃圾郵件資料夾、推廣標籤頁，更非被退信）的能力。您可以把它看作您的郵件實際觸達真實用戶的「成功率」。

收件箱服務商比以往任何時候都更加嚴格。一些報告顯示，今年全球的收件箱送達率已降至約 83.1%，這意味著每六封郵件中就有一封不知所蹤。這就是為什麼提升送達率不再是可選項，而是每位行銷人員、企業主和技術團隊的必修課。

為什麼您的郵件會發送失敗？（主要原因詳解）

大多數發送失敗可以歸為四大類：SMTP錯誤、退信、垃圾郵件過濾和黑名單。讓我們用簡單易懂的方式來逐一拆解。

1 SMTP 錯誤：使郵件瞬間停滯的技術障礙

SMTP 是您的伺服器用來發送郵件的系統。如果它出了問題，郵件根本無法離開您的伺服器。

常見的 SMTP 錯誤包括：

• 連接逾時
• 錯誤的連接埠或加密設定
• 使用者名稱或密碼錯誤
• 認證失敗
• 「550 郵件被拒絕」或「554 事務失敗」

SMTP 問題通常會在郵件發送瞬間失敗時顯現。您可能會看到一個提示訊息無法送達的警示。有時系統會反覆嘗試，但每次都失敗。

2 退信：硬退信與軟退信

退信是導致郵件送達失敗的一個重要原因。它們分為兩種型別：

硬退信： 當郵件永遠無法送達時發生。常見的郵件退信原因包括：

• 無效或拼寫錯誤的電子郵件地址
• 網域不存在
• 信箱永久關閉

硬退信意味著該地址應立即被移除。

軟退信： 這些是暫時性問題，例如：

• 信箱已滿
• 伺服器離線
• 郵件過大
• 臨時速率限制

軟退信可能會自行恢復，但過多的軟退信仍會損害您的信譽。

最近的資料顯示，即使是 2% 的退信率 也會對送達率產生負面影響。因此，郵件列表的健康狀況比大多數團隊意識到的更為重要。

3 垃圾郵件過濾器：悄然攔截您郵件的守門人

垃圾郵件過濾器會審視從您的內容到網域信譽的一切。如果任何地方看起來可疑，您的郵件就會被攔截。

郵件可能因以下原因被標記：

• 寄件人信譽差
• 缺少認證（無 SPF、DKIM、DMARC）
• 觸發垃圾郵件過濾的詞，如「免費」、「緊急」、「立即行動」
• 互動率低
• 異常的發送模式

垃圾郵件過濾器每年都在變得更加嚴格。一些電子郵件安全公司報告稱，大約 45.6% 的郵件流量是垃圾郵件，因此收件箱服務商在不斷收緊規則。只要您的郵件看起來有絲毫風險，它就無法送達。

4 黑名單：當 ISP 亮起紅燈時

如果您的網域或 IP 出現在如 Spamhaus 或 Barracuda 這樣的黑名單服務上，您的郵件可能會被立即拒絕。

發生黑名單的原因包括：

• 過多用戶將您的郵件標記為垃圾郵件
• 您的伺服器發送可疑流量
• 您的 IP 地址曾被他人濫用
• 您使用的共享伺服器上有「壞鄰居」

一旦被列入黑名單，除非您解決了根本原因，否則郵件送達幾乎不可能。

提升郵件送達率的 5 大最有效策略

這五個步驟可以解決大多數郵件送達問題。它們簡單、實用，並且適用於您使用的任何郵件平台。

1 首先解決 SMTP 和伺服器問題

從這裡開始。如果您的伺服器無法正常發送郵件，其他一切都無從談起。

以下是需要檢查的事項：

• 驗證 SMTP 憑證（郵箱、使用者名稱、密碼）
• 確認正確的連接埠號（通常為 587 或 465，配合 TLS/SSL）
• 確保加密設定符合伺服器要求
• 使用 Telnet 或 MXToolbox 等工具測試連接

設定中一個錯誤的字元就可能讓一切停擺。切勿忽視這一點。同時，關注伺服器的發送限制。許多主機服務商對每日發送量設限。一旦達到限制，即使其他設定都正確，您的郵件也會發送失敗。

2 認證您的網域以建立信任

認證會告訴收件箱服務商，郵件確實來自您本人。

您需要設定三條記錄：

• SPF
• DKIM
• DMARC

沒有這些記錄，您的郵件就會顯得可疑。事實上，主要的收件箱服務商現在要求批量寄件人必須進行適當認證。正確設定認證的公司幾乎能立即看到送達率的提升。您可以使用 Google Admin Toolbox 或任何 DNS 檢查工具來驗證您的記錄。

認證有助於：

• 防止詐欺冒用
• 提高信任度
• 減少垃圾郵件標記
• 提升收件箱送達率

這應該是您處理郵件發送問題時首先要解決的事情之一。

3 定期清理您的郵件列表

您的列表品質對寄件人信譽影響巨大。高退信率會向收件箱服務商發出訊號，表明存在問題。

幾個簡單的習慣就能帶來巨大改變：

• 立即移除硬退信地址
• 識別不活躍的訂閱者
• 使用雙重確認訂閱
• 避免購買郵件列表（這會毀掉送達率）

乾淨的列表 = 更好的收件箱送達率。每月清理列表的行銷人員通常會看到互動率的提升，這有助於長期修復郵件送達問題。

4 像專業人士一樣監控您的寄件人信譽

您的信譽是您在郵件領域的「信用評分」。即使一次糟糕的行銷活動也可能在數月內損害您的信譽。如果信譽下降，您的郵件送達率也會隨之下降。

您應該：

• 定期檢查黑名單（如 Spamhaus, Barracuda）
• 將退信率維持在 2% 以下
• 將垃圾郵件投訴率保持在 0.1% 以下
• 避免發送量突然激增
• 保持穩定的互動率

研究表明，寄件人信譽是影響送達率的三大因素之一。因此，保持良好記錄至關重要。

5 優化郵件內容與互動

您的內容比想象中更重要。

為避免進入垃圾箱：

• 避免過度使用「免費」、「贏取」、「緊急」、「立即行動」等詞語
• 不要使用過多圖片
• 保持主旨行清晰、誠實
• 個人化您的郵件
• 對列表進行細分以提高相關性

收件箱服務商希望看到良好的互動。高的開啟率和點擊率告訴它們您的郵件是受歡迎的。低互動率則相反，這會加劇郵件送達問題。僅細分郵件列表這一項，就能將互動率提升高達 30%，使其成為改善送達率的最簡單方法之一。

避免這些常見的郵件發送錯誤

即使是經驗豐富的團隊在發送郵件時也會犯錯。有時，正是這些小錯誤導致了嚴重的郵件送達問題。好消息是，一旦您知道問題所在，大多數都易於避免。

1. 忽略退信報告： 退信報告指出了真正的問題。忽視硬退信或軟退信會損害您的信譽，並導致更多送達失敗。

2. 使用信譽不良的共享 IP： 如果您共享 IP 上的其他寄件人觸發了垃圾郵件過濾器，您也會受到牽連。這可能導致被快速列入黑名單。

3. 發送量突然且不穩定： 發送量的大幅激增在收件箱服務商看來很可疑，它們可能會減緩或攔截您的郵件。

4. 不清理郵件列表： 陳舊或無效的郵件地址會增加退信率並降低互動率，兩者都會損害您的寄件人信譽。

5. 跳過SPF、DKIM 和 DMARC設定： 缺少認證是郵件發送失敗的最大原因之一。這些記錄能幫助收件箱信任您的郵件。

6. 不檢查黑名單： 如果您的網域或 IP 出現在 Spamhaus 或 Barracuda 上，您的郵件可能會立即停止發送。許多寄件人忘記檢查。

7. 使用過時的 SMTP 設定： 錯誤的連接埠、舊的憑證或過時的伺服器都會立即阻止發送。

避免這些錯誤可以保持您的郵件健康、網域信譽强大，並維持穩定的送達率。當您處理好這些基礎事項後，您的郵件就能觸達更多人、表現更好，並遠離垃圾箱。

最後總結

大多數郵件發送問題源於三個領域的簡單原因：技術設定、認證和信譽。一旦您理解了這些領域，就能在幾分鐘內解决大部分故障。首先檢查您的 SMTP 設定，然後驗證您的網域、清理郵件列表並監控信譽。

這些步驟將幫助您改善郵件送達率、更自信地發送郵件並避免未來的失敗。想更清晰地瞭解郵件為何失敗？Aurora SendCloud 能幫助您分析送達問題、檢查認證狀態並提升信譽。立即提升您的郵件表現吧。